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Gastos com cartão corporativo: Como otimizar e controlar

pessoa segurando cartão de crédito máquina de passarImagem: Unsplash

Já se perguntou como otimizar e controlar os gastos com cartão corporativo da sua empresa de maneira eficiente e moderna? O cartão corporativo pode parecer apenas mais uma ferramenta financeira, mas, na verdade, ele é uma peça fundamental para uma gestão financeira empresarial eficaz. Ele não só organiza os gastos da empresa, como também proporciona maior visibilidade e controle sobre as finanças corporativas.

Neste artigo, vamos explorar como essa ferramenta pode ser integrada de maneira eficaz na gestão do seu negócio, proporcionando controle, segurança e eficiência. Boa leitura!

Gastos com cartão corporativo e cartão empresarial é a mesma coisa?

Antes de avançarmos, é importante esclarecer que, embora os termos "cartão corporativo" e "cartão empresarial" sejam frequentemente usados como sinônimos, existem algumas diferenças notáveis entre eles.

O cartão corporativo é geralmente destinado a empresas de grande porte e possui funcionalidades e limites mais específicos para atender às suas necessidades complexas. Ele é projetado para gerenciar despesas de forma mais detalhada, permitindo maior controle e monitoramento dos gastos corporativos.

Por outro lado, o cartão empresarial é voltado para pequenas e médias empresas. Ele oferece ferramentas apropriadas para essas estruturas, facilitando a gestão financeira de maneira mais simplificada e eficiente.

Com essa distinção em mente, podemos prosseguir para entender melhor como os gastos com cartão corporativo funcionam.

Como funcionam os gastos em cartão corporativo?

Diferente do cartão de crédito pessoal, os gastos do cartão corporativo estão vinculados ao CNPJ da empresa, oferecendo condições e vantagens específicas para o negócio. Essa organização não é um mero detalhe, visto que muitos negócios já fecharam por misturarem os gastos pessoais e empresariais. Além disso, o fluxo de gastos de uma pessoa e de uma empresa são diferentes.

O cartão corporativo é focado exclusivamente na “pessoa jurídica”, separando as finanças pessoais das empresariais e oferecendo uma conta que acompanha outras ferramentas para dar mais visibilidade ao gestor. Todo o funcionamento desse cartão é projetado para facilitar o gerenciamento de despesas empresariais, proporcionando controle e visibilidade sobre os gastos.

9 vantagens do uso do cartão corporativo para os gastos da empresa

O uso de cartões corporativos oferece diversas vantagens que podem ser resumidas em uma palavra: facilidade. Se o cartão bancário para CNPJ mais complica suas operações do que ajuda, é hora de reconsiderar sua escolha. A seguir, listamos as principais vantagens que um bom cartão corporativo deve proporcionar:

Controle financeiro aprimorado

Os cartões corporativos facilitam o monitoramento de despesas, permitindo um controle mais efetivo sobre os gastos da empresa. Com essa ferramenta, os gestores conseguem acompanhar em tempo real onde e como o dinheiro está sendo gasto, o que é essencial para manter as finanças sob controle e tomar decisões mais informadas.

Gestão de despesas simplificada

Com um cartão corporativo, categorizar e acompanhar despesas por departamento ou projeto se torna uma tarefa simples e eficiente. Isso facilita a análise financeira, permitindo que os gestores identifiquem rapidamente onde estão os maiores gastos e onde podem ser feitas economias. A simplificação dos processos de despesa ajuda a empresa a manter uma visão clara e organizada de suas finanças.

Redução de burocracia

Os cartões corporativos eliminam a necessidade de processos manuais, como reembolsos, agilizando as operações financeiras. Funcionários não precisam mais preencher longos formulários para justificar gastos; em vez disso, podem utilizar o cartão para despesas autorizadas, simplificando e acelerando a gestão de pagamentos.

Segurança e conformidade

Apesar da agilidade, os cartões corporativos oferecem maior segurança contra fraudes e ajudam na conformidade com políticas corporativas e regulamentações fiscais. A empresa pode definir regras de uso, limites de gastos e acompanhar transações em tempo real, garantindo que todos os gastos sejam devidamente monitorados e autorizados.

Melhor visibilidade das despesas

O uso de cartões corporativos proporciona relatórios detalhados e em tempo real, aumentando a transparência das operações financeiras. Esses relatórios permitem que os gestores identifiquem rapidamente qualquer gasto anômalo ou fora do padrão, facilitando a tomada de ações corretivas e o planejamento financeiro.

Benefícios e recompensas

Muitos cartões corporativos oferecem recompensas, como cashback, pontos ou descontos, que podem ser reinvestidos no negócio. Esses benefícios adicionais podem gerar economia significativa para a empresa, além de fornecer incentivos para o uso do cartão em despesas corporativas.

Flexibilidade e conveniência

Os cartões corporativos facilitam transações nacionais e internacionais, essenciais para empresas com operações ou colaboradores em diferentes localidades. Eles permitem que os funcionários façam compras e pagamentos de maneira conveniente, sem a necessidade de lidar com dinheiro em espécie ou cheques, o que é especialmente útil em viagens de negócios.

Limites de gastos personalizáveis

Os cartões corporativos permitem a definição de limites de gastos para diferentes usuários ou departamentos, ajudando a evitar excessos e a manter o orçamento sob controle. Isso garante que cada setor da empresa tenha acesso aos recursos necessários sem comprometer a saúde financeira do negócio.

Gestão eficiente do tempo

A centralização das despesas em cartões corporativos economiza tempo tanto para a equipe financeira quanto para os funcionários que realizam as despesas. Com processos automatizados e relatórios detalhados, a equipe financeira pode se concentrar em tarefas mais estratégicas, enquanto os funcionários ganham eficiência em suas atividades diárias.

Dicas para otimizar e gerenciar gastos com cartão corporativo

Apesar das diversas ferramentas e funcionalidades oferecidas pelo cartão corporativo, algumas boas práticas são essenciais para garantir que ele opere de maneira eficiente e segura. A seguir, listamos algumas dicas importantes:

Instrua seu time como usar e estabeleça políticas de uso

É importante que todos os funcionários autorizados a usar o cartão corporativo entendam claramente as políticas de uso. Isso inclui quais tipos de despesas são permitidos, os limites de gastos e os procedimentos para relatórios de despesas. Treinamentos regulares podem ajudar a reforçar essas políticas e garantir a conformidade.

Forneça cartões com critério

Distribua cartões corporativos apenas para funcionários que realmente necessitam deles para desempenhar suas funções. Isso pode incluir gerentes de projetos, executivos, representantes de vendas e outros colaboradores que frequentemente incorram em despesas relacionadas ao trabalho. Uma distribuição criteriosa ajuda a minimizar o risco de uso indevido.

Defina limites por área e/ou colaborador

Estabelecer limites de gastos para diferentes áreas ou colaboradores é uma maneira eficaz de controlar despesas e evitar excessos. Esses limites devem ser baseados nas necessidades reais de cada departamento ou funcionário, levando em consideração a natureza das suas atividades e a frequência das despesas.

Acompanhe regularmente os gastos

Monitorar regularmente os gastos realizados com os cartões corporativos é essencial para manter o controle financeiro. Utilize relatórios detalhados e análises periódicas para identificar padrões de gastos, detectar possíveis fraudes e ajustar os limites de despesas conforme necessário.

Implemente um fluxo para aprovação dos pagamentos

Um processo estruturado para a aprovação de pagamentos pode ajudar a garantir que todas as despesas sejam autorizadas adequadamente. Isso pode incluir a necessidade de aprovações adicionais para gastos acima de um certo valor ou para despesas fora do padrão. Um bom sistema de aprovação pode prevenir gastos desnecessários e garantir a conformidade com as políticas corporativas.

Conte com sistemas para o gerenciamento de despesas

Utilizar sistemas de gerenciamento de despesas pode facilitar o controle e a visibilidade dos gastos corporativos. Esses sistemas podem automatizar a categorização de despesas, gerar relatórios em tempo real e integrar-se com outras plataformas financeiras, proporcionando uma visão abrangente das finanças da empresa.

Como conseguir um cartão para CNPJ

Obter um cartão corporativo para sua empresa pode ser um processo simples, mas é importante entender os requisitos e as opções disponíveis para garantir que você escolha o cartão mais adequado às necessidades do seu negócio.

Passo 1: Abra uma conta empresarial

O primeiro passo para obter um cartão corporativo é ter uma conta empresarial ativa. Isso envolve fornecer informações básicas sobre a empresa, como o CNPJ, dados de contato e documentação relevante. A maioria das instituições financeiras oferece a opção de abrir uma conta empresarial de forma online, facilitando o processo.

Passo 2: Escolha a instituição financeira

Selecione uma instituição financeira que ofereça cartões corporativos com benefícios que atendam às necessidades da sua empresa. Considere fatores como taxas, limites de crédito, suporte ao cliente e funcionalidades adicionais. Algumas instituições também oferecem integração com plataformas de gestão financeira, o que pode ser um diferencial importante.

Passo 3: Preencha o formulário de solicitação

Após escolher a instituição financeira, preencha o formulário de solicitação do cartão corporativo. Esse formulário geralmente requer informações sobre a empresa, como faturamento anual, número de funcionários e detalhes sobre o responsável pela conta. Também pode ser necessário fornecer documentos adicionais para comprovar a existência e a operação da empresa.

Passo 4: Aguarde a análise e aprovação

Após enviar a solicitação, a instituição financeira realizará uma análise de crédito e de documentação. Esse processo pode levar alguns dias, dependendo da complexidade da análise e das políticas da instituição. Se aprovado, o cartão corporativo será emitido e enviado para o endereço da empresa.

Passo 5: Ative e utilize o cartão

Uma vez que o cartão corporativo é recebido, siga as instruções para ativá-lo. Isso geralmente envolve um processo simples de ativação por telefone ou online. Após a ativação, o cartão está pronto para uso, e você pode começar a aproveitar os benefícios de uma gestão financeira mais eficiente e controlada.

Benefícios do cartão Kamino

Na Kamino, oferecem um processo simples e benefícios exclusivos para os clientes. Ao abrir uma conta em nossa plataforma, você terá acesso a:

  • Múltiplos cartões físicos ou virtuais: Flexibilidade para criar cartões personalizados conforme a necessidade da sua empresa;

  • Plataforma financeira completa: Ferramentas para realizar pagamentos em tempo real, conciliação de extratos e relatórios personalizados;

  • Integração com ERPs: Facilita a gestão financeira integrando-se com as maiores plataformas de gestão empresarial.

Escolhendo o melhor cartão para sua empresa

Selecionar o cartão corporativo ideal para sua empresa envolve avaliar vários fatores para garantir que ele atenda às suas necessidades específicas. Aqui estão alguns pontos a considerar ao tomar essa decisão:

Taxas e encargos

Avalie cuidadosamente as taxas associadas ao cartão corporativo, como anuidade, juros sobre saldo devedor, taxas de transação internacional e outras possíveis cobranças. Opte por um cartão que ofereça uma estrutura de taxas competitiva e que seja transparente sobre todos os encargos aplicáveis.

Limites de crédito

Considere os limites de crédito oferecidos pelo cartão. Empresas de grande porte podem precisar de limites mais altos para cobrir despesas significativas, enquanto pequenas e médias empresas podem se beneficiar de limites mais moderados. Certifique-se de que os limites sejam flexíveis e possam ser ajustados conforme necessário.

Suporte ao cliente

Um bom suporte ao cliente é essencial, especialmente quando se trata de questões financeiras. Verifique se a instituição financeira oferece atendimento rápido e eficiente, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso é particularmente importante em casos de emergência ou quando surgem problemas com transações.

Funcionalidades digitais

Cartões corporativos modernos devem oferecer funcionalidades digitais avançadas, como aplicativos móveis para monitoramento de despesas, relatórios em tempo real, e opções de pagamento online. Essas ferramentas podem simplificar a gestão financeira e proporcionar maior controle sobre os gastos.

Benefícios adicionais

Muitos cartões corporativos oferecem benefícios adicionais, como programas de recompensas, cashback, seguros de viagem, e descontos em parceiros comerciais. Avalie quais desses benefícios são mais relevantes para o seu negócio e podem agregar valor às operações diárias.

Flexibilidade e personalização

Escolha um cartão que permita personalizar limites de gastos e categorias de despesas para diferentes usuários ou departamentos. Essa flexibilidade pode ajudar a controlar melhor os gastos e a adaptar o uso do cartão às necessidades específicas da empresa.

Integração com sistemas de gestão

Se sua empresa utiliza sistemas de gestão financeira (ERPs), procure um cartão corporativo que ofereça integração direta com essas plataformas. Isso facilita a conciliação de despesas e a geração de relatórios financeiros, economizando tempo e reduzindo o risco de erros.

Avaliações e reputação

Pesquise as avaliações e a reputação da instituição financeira que emite o cartão. Empresas com histórico positivo e boas avaliações tendem a oferecer um serviço mais confiável e eficiente.

Principais dúvidas sobre cartão corporativo

Para esclarecer as dúvidas mais comuns sobre o uso de cartões corporativos, preparamos uma seção de perguntas frequentes (FAQ). Confira abaixo:

1. Quando usar cartão corporativo?

O cartão corporativo deve ser utilizado para despesas relacionadas à empresa, como viagens de negócios, aquisição de suprimentos, pagamentos de serviços e despesas operacionais. Ele é ideal para transações que exigem registro e acompanhamento fácil, proporcionando uma gestão financeira mais eficiente.

2. Quais os benefícios do cartão corporativo?

Os benefícios do cartão corporativo incluem:

  • Melhor controle e visibilidade das despesas da empresa: Com relatórios detalhados e em tempo real;

  • Redução de processos burocráticos: Elimina a necessidade de reembolsos manuais;

  • Segurança aprimorada contra fraudes e abusos: Com monitoramento constante e políticas de uso;

  • Facilidade na geração de relatórios financeiros detalhados: Simplificando a análise e o planejamento financeiro;

  • Acesso a benefícios como recompensas, cashback ou descontos: Que podem ser reinvestidos no negócio;

  • Maior conveniência em transações nacionais e internacionais: Facilitando operações globais;

  • Capacidade de estabelecer limites de gastos para diferentes usuários: Garantindo o controle orçamentário.

3. Quem pode usar o cartão corporativo?

O cartão corporativo pode ser usado por funcionários designados pela empresa, geralmente aqueles que têm necessidades frequentes de despesas relacionadas ao trabalho, como gerentes de projeto, executivos, representantes de vendas e funcionários que viajam regularmente a negócios. A distribuição do cartão deve estar alinhada com as políticas internas da empresa e as necessidades operacionais.

4. Qual é o limite do cartão corporativo?

O limite do cartão corporativo varia de acordo com a política da empresa e a linha de crédito concedida pela instituição financeira emissora do cartão. Normalmente, os limites são definidos com base na posição do funcionário, na natureza das despesas esperadas e na saúde financeira da empresa. Em alguns casos, diferentes cartões dentro da mesma empresa podem ter limites variados, dependendo do papel e da responsabilidade do usuário.

Garanta o cartão corporativo da Kamino

O cartão corporativo é uma ferramenta poderosa que, quando utilizada de forma estratégica, pode transformar a gestão financeira da sua empresa. Aproveite as funcionalidades, beneficie-se das recompensas e mantenha um controle rigoroso sobre as despesas para garantir uma gestão eficiente e segura. Conheça o software Kamino para descobrir como os cartões corporativos podem ajudar a sua empresa a alcançar novos níveis de eficiência financeira.

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