Você já deve ter ouvido a respeito da assinatura digital!
Afinal, no contexto atual do mercado de trabalho, no qual a tecnologia é aplicada aos mais diversos processos, até mesmo a execução de atividades simples pode ser ainda mais fácil.
É isso que acontece no caso da assinatura digital.
Vamos considerar o seguinte: toda vez que um documento impresso precisa ser validado, é necessário que ele seja assinado, correto?
Essa assinatura garante, através da identidade do emissor do documento, que ele não está sendo fraudado e que ninguém está sendo prejudicado através da assinatura. Isso é muito importante para processos de negociação entre duas empresas, por exemplo, em que ambas partes devem firmar um contrato para proteger listar suas obrigações e proteger seus interesses.
Da mesma forma que acontece com qualquer documento impresso, a assinatura digital funciona como uma garantia de que o emissor de um documento em um processos de negociação online é mesmo quem diz ser. Em outras palavras, a assinatura digital é uma forma que um indivíduo, instituição ou site tem para comprovar sua identidade em meios digitais e na internet.
Assim, a pessoa que emitiu o documento pode comprovar sua identidade através do uso da assinatura digital e existem diversos recursos que podem ser verificados para garantir que a assinatura é autêntica.
E por que isso é importante para a sua empresa?
Ora, porque num contexto em que o mercado de trabalho está constantemente se modernizando e apostando em soluções tecnológicas para a resolução de tarefas no dia a dia, será cada vez mais comum que as organizações invistam em recursos como a assinatura digital. E por isso é muito importante que você entenda o que ela é e como ela funciona.
Para isso, a mywork reuniu neste artigo as principais informações sobre o assunto!
A seguir, você poderá entender o que é a assinatura digital, quais são suas principais características, quais são os passos para conseguir uma assinatura digital e muito mais!
Curtiu? Então vem com a gente!
O que é a Assinatura Digital?
A assinatura digital é uma tecnologia que utiliza criptografia para autenticar documentos eletrônicos (como, por exemplo, arquivos em PDF), garantindo sua integridade e segurança.
A assinatura digital identifica os signatários do documento eletrônico através do uso de chaves criptográficas de um certificado digital ao mesmo tempo que dá validade jurídica ao documento e protege as informações envolvidas no processo.
Portanto, a assinatura digital é simplesmente uma chave digital privada que assume a validade jurídica e a legalidade de uma assinatura comum no papel.
Como funciona a assinatura digital?
Ao invés da assinatura tradicional feita em papel, a assinatura digital, como explicamos, funciona como uma chave criptografada. Tal chave, quando gerada, torna-se propriedade exclusiva do signatário, que passa a ter também um certificado digital para comprovar a posse da chave,
O certificado digital, por sua vez, é assinado por uma Autoridade Certificadora, que nada mais é do que uma pessoa em que tanto o signatário quanto o destinatário do documento confiam. Isso tudo para garantir a autenticidade tanto da assinatura digital quanto do certificado.
A assinatura digital tem validade jurídica?
A Medida Provisória 2.200/2001 regulamenta a assinatura de documentos eletrônicos e a certificação digital. Além disso, ela também cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.
De acordo com a MP, os documentos eletrônicos que são assinados digitalmente (utilizando o certificado digital) têm a mesma autenticidade jurídica que têm os documentos assinados manualmente em papel e firmados em cartórios.
Dessa forma, caso algum documento assinado digitalmente seja contestado junto às autoridades jurídicas, o que prevalece é a presunção de legalidade. Ou seja, nesse caso, a parte que contesta a veracidade do documento deverá provar que ele foi fraudado, uma vez que a assinatura digital é juridicamente segura.
Quais documentos podem ser assinados digitalmente?
A assinatura digital já é muito utilizada em setores de Recursos Humanos, contabilidade, saúde e direito, e pode ser aplicada nos mais diversos formatos e tipos de documentos eletrônicos. Alguns exemplos são:
Contratos com clientes, fornecedores, parceiros, franquias e prestadores de serviço;
Espelho de ponto de funcionários;
Laudos e prontuários médicos;
Atestados e prescrições médicas;
Procurações, processos e protocolos;
Transações online no geral;
Propostas e apólices de seguros;
Concessões de crédito;
entre outros.
Quais são as vantagens de assinar documentos digitalmente?
Imagine uma situação em que um contrato precisa ser firmado entre duas empresas que são representadas através de um CNPJ, ou seja, são pessoas jurídicas.
Caso ambas empresas fechassem um negócio de prestação de serviços, por exemplo, seria necessário assinar um contrato no qual constariam as obrigações e direitos das partes, bem como outros fatores do acordo realizado. Tudo isso para proteger os interesses das organizações sem prejudicar a execução das atividades acordadas.
Para que tal contrato fosse válido, pelo menos duas assinaturas seriam necessárias: uma de cada representante de cada empresa. Para tal, seria necessário que cada um desses colaboradores investisse tempo e energia (e quem sabe até mesmo dinheiro para o deslocamento) se dirigisse até um cartório para validar o contrato. Em casos em que as empresas estão localizadas em cidades diferentes, a situação seria ainda mais complicada e demorada.
Essa situação é o exemplo perfeito para te ajudar a entender os esforços desnecessários que costumam ser investidos nesse tipo de tarefa.
Com a assinatura digital, as duas empresas poderiam resolver todo esse processo em questão de minutos, pois com ela é possível ter a mesma segurança jurídica de um documento firmado em cartório em um documento eletrônico em formato PDF, DOC, etc.
Entre outras vantagens de utilizar a assinatura digital no dia a dia de sua empresa, estão:
Otimização de processos:
Tanto a assinatura quanto a tramitação de documentos é muito mais rápida e ágil com a assinatura digital, já que tudo pode ser feito através da internet e à distância.
Assim, não é necessário enviar documentos via correio ou realizar reuniões entre representantes para a formação de contratos, por exemplo, o que economiza tempo, energia e recursos. Além disso, a produtividade das operações aumenta e o arquivamento dos documentos é mais fácil, o que ajuda também na gestão de documentos da empresa.
Redução de custos e recursos:
A redução de custos operacionais é um ponto muito importante. Ao desmaterializar os documentos que tramitam diariamente pela empresa, a redução de custos com materiais de escritório (como papel, impressoras, cartuchos, etc) pode ser reduzido e, em alguns casos, eliminado completamente.
Como mencionamos acima, há também a redução de gastos com deslocamentos e envio de arquivos, bem como a possibilidade de investir energia em outras atividades.
Garantia de conformidade jurídica:
Uma prática ainda muito comum entre as empresas que desejam digitalizar e otimizar os processos, mas ainda não contam com a assinatura digital é a de digitalizar documentos feitos em papel para enviar por e-mail.
Nesses casos, é comum que se utiliza a assinatura digitalizada que, diferente da assinatura digital, é uma imagem escaneada ou fotografada da assinatura necessária. Essa prática, no entanto, não é recomendada, pois além de deixar as informações dos documentos extremamente vulnerável, o documento em questão não tem validade jurídica, podendo ser facilmente contestado.
Assim, a assinatura digital proporciona segurança e conformidade jurídica ao documento e é a melhor forma de cumprir as regras de compliance para a adequação da empresa aos processos que ocorrem no meio digital.
Como conseguir uma assinatura digital?
Qualquer pessoa ou empresa pode adquirir uma assinatura digital.
Para isso, é preciso que a parte interessada (ou um representante) compareça a uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – que são as chamadas Autoridades Certificadoras que comentamos antes – e requisitar um Certificado Digital.
O Certificado Digital pode ser armazenado pelo solicitante de duas formas diferentes:
Certificado A1: tem validade de 1 ano e pode ser emitido e armazenado no computador ou celular;
Certificado A3: tem validade de 1 a 3 anos e pode ser emitido e armazenado em tokens ou smart cards.
Há diversos tipos de certificados e os mais comuns são o e-CPF, para pessoas físicas, e o e-CNPJ, para pessoas jurídicas.
Considerações finais
Você deve ter percebido que as tecnologias aplicadas ao dia a dia das empresas vêm trazendo cada vez mais vantagens para a gestão interna dos negócios.
Mais do que isso, quando utilizadas como aliadas nos processos de administração de documentos e gestão de funcionários, as soluções digitais e online são ferramentas poderosas para incrementar os resultados da organização e aumentar o desempenho das equipes, pois permitem que atividades rotineiras sejam feitas de maneira muito mais rápida e prática.
A assinatura digital é apenas uma das diversas soluções que facilitam o dia a dia de gestão das empresas!
Outras ferramentas, como é o caso do controle de ponto online, mostram-se cada vez mais eficientes e valiosas para as rotinas administrativas e para gestão de funcionários.
Fonte: Jornal Contábil
