A tecnologia é benéfica, não há dúvida quanto a isso. Mas ela também traz novas responsabilidades. Nos últimos anos a Receita Federal do Brasil, por exemplo, criou uma série de novas declarações que devem ser entregues pelas empresas para verificar movimentações financeiras, faturamento, trânsito de mercadorias, número de funcionários, contratação de serviços de terceiros, enfim, ter uma radiografia praticamente em tempo real sobre tudo o que acontece na empresa.
São inúmeras as obrigações que fazem parte da rotina diária de uma empresa de Contabilidade: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (Dacon), Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Na maioria dos casos, são os escritórios de contabilidade que repassam estas informações para os órgãos de fiscalização. Porém, estas informações devem chegar aos Contabilistas com precisão e qualidade para evitar multas e outros problemas.
Erros ou atrasos provocam multas muito altas. Algumas chegam a custar R$ 5 mil como é o caso do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), que é feito todos os meses. E a qualidade destas informações repassadas para os escritórios é de responsabilidade das empresas.
Os empresários devem estar conscientes de que todas as informações sobre o produto que é vendido pela empresa, todo produto comprado, serviços contratados, notas fiscais emitidas, precisam estar corretas. O fisco está muito mais rigoroso e as empresas têm que enviar as informações corretas para que sejam escrituradas.
O funcionário que manuseia a informação, que emite a nota fiscal ou que recebe uma nota fiscal tem que estar atento a todos os detalhes. Tem que preencher corretamente para que não haja desconformidades. É sempre bom lembrar que o governo brasileiro estabeleceu que todas as mercadorias, materiais, itens e artigos importados para o Brasil ou comprados no País tenham o código NCM -Nomenclatura Comum do Mercosul. E o contabilista não tem como adivinhar se um produto cadastrado ou lançado em uma nota fiscal está ou não com o código correto. Por isto é recomendável que o funcionário escalado para fazer este tipo de serviço nas empresas seja treinado para isto.
