Recentemente entrou em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a qual estabelece normas referentes aos cuidados que se devem ter com as informações compartilhadas pela internet, principalmente, aquelas utilizadas no âmbito empresarial.
Isso porque, há uma série de dados divulgados, incluindo sobre os clientes e funcionários de empresas, assim, com a vigência da referida Lei, os cuidados devem ser redobrados, requerendo a solicitação de permissão para o uso das informações, além de assegurar a privacidade das mesmas.
No entanto, esta questão resulta no surgimento de algumas dúvidas por parte dos gestores sobre como respeitar a Lei de Proteção de Dados junto à manutenção das obrigações de prestação de contas do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
Este sistema é responsável por reunir todos os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas correspondentes aos funcionários de uma empresa, bem como, os deveres sobre a organização e otimização dos mesmos.
Decreto do eSocial
Segundo o Decreto 8373, de 2014 que dispõe sobre o eSocial, no seu Artigo 2º, o sistema consiste em um instrumento de unificação da prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas com o objetivo de padronizar a transmissão, validação e armazenamento e distribuição dos dados.
Por sua vez, estes são constituídos por:
I – Escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
II – Aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e
III – Repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.
É importante destacar que, a prestação de informações pelo eSocial irá substituir a entrega das obrigações mencionadas no formato manual como acontecia anteriormente, além do que, no que compete ao sistema direcionado às micro e pequenas empresas e ao microempreendedor individual (MEI) todas regidas pelo Simples Nacional, as atividades deverão ser realizadas mediante um sistema simplificada semelhante às especificidades das empresas em questão.
Portanto, as informações prestadas pelo eSocial irão substituir as constantes presentes na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), perante o formato atribuído ao Manual de Orientação do eSocial, assim, neste caso específico, as informações prestadas pelos empregadores poderão ser enviadas ao FGTS e armazenadas no repositório nacional.
Observe um trecho do Decreto na íntegra:
“§ 5º A escrituração digital de que trata o inciso I do caput é composta pelos registros de eventos tributários, previdenciários e trabalhistas, na forma disciplinada no Manual de Orientação do eSocial.
Art. 3º O eSocial rege-se pelos seguintes princípios:
I – Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
II – Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III – Eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
IV – Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
V – Conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte”.
Regras da LGPD
No que se refere às normas que dispõem sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a análise dos dados pessoais somente poderá ter sequência se for aplicada mediante a hipótese de fornecimento do consentimento do titular, seja para o cumprimento de uma obrigação legal ou regulatória executada pelo contador, além da administração público no intuito de tratar e compartilhar somente os dados necessários à operação proveniente de políticas públicas previstas na legislação ou respaldadas por contratos, convênios e instrumentos congêneres.
Observe alguns outros pontos que também são abordados pela LGPD através do Artigo 7º:
“IV – Para a realização de estudos por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;
V – Quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;
VI – Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, esse último nos termos da Lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996 (Lei de Arbitragem);
VII – Para a proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
VIII – Para a tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária;
IX – Quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiros, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais; ou
X – Para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente”.
Quais as diferenças da LGPD em relação aos dados do eSocial?
A princípio não houve nenhuma alteração na transmissão de dados para o Governo Federal, de maneira que as exigências permanecem acerca das informações primordiais para que o empreendimento se mantenha em conformidade com a lei.
Sendo assim, recomenda-se que a empresa sempre comunique o funcionário sobre o respectivo uso de dados, informação que pode ser repassada nas seguintes ocasiões:
Ao contratar o empregado, como cláusula contratual, principalmente relacionado à jornada de trabalho, deixando claro que os dados serão compartilhados com o Governo Federal para cumprimento de lei;
Para os empregados já contratados é possível fazer um adicional contratual informando o uso de dados anualmente para o eSocial;
Em todas as ocasiões que precedem a entrega de dados, ressaltando sua necessidade.
Lembrando que, em cada uma das alternativas propostas, o empregado deve fornecer a assinatura dele no documento em questão, o qual deve ser armazenado na própria empresa para a eventual necessidade de esclarecimentos no futuro.
Fonte: Jornal Contábil
